Πολιτική Απορρήτου

Η Hartwell Legal Systems αποτελεί καταχωρισμένο διακριτικό τίτλο ατομικής επιχείρησης εγγεγραμμένης στο Ολλανδικό Εμπορικό Μητρώο (Kamer van Koophandel) με αριθμό 97254649 και διεύθυνση Nevelgaarde 8, 3436 ZZ Nieuwegein, Utrecht, Κάτω Χώρες.

Για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική, η Hartwell Legal Systems ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας.

Η παρούσα Πολιτική καλύπτει την επεξεργασία που πραγματοποιεί η Hartwell για δικούς της σκοπούς, όπως η διαχείριση λογαριασμών, η ασφάλεια, η χρέωση, η υποστήριξη, η βελτίωση του προϊόντος, η προαιρετική ανάλυση χρήσης και αναπαραγωγή συνεδρίας και η μέτρηση διαφημίσεων.

Όταν το CourtSync επεξεργάζεται διαπιστευτήρια δικαστικών πυλών, πληροφορίες υποθέσεων, αρχεία ή άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκλειστικά κατόπιν εντολών πελάτη, ο πελάτης ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας και η Hartwell ως εκτελών την επεξεργασία. Η επεξεργασία αυτή διέπεται από τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων και όχι από τους ανεξάρτητους σκοπούς που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική.

Το CourtSync προορίζεται για επαγγελματίες του νομικού κλάδου και για επιχειρηματική χρήση. Δεν απευθύνεται σε ανηλίκους.

Ανάλογα με τον τρόπο που αλληλεπιδράτε με το CourtSync, μπορεί να επεξεργαζόμαστε:

• ονοματεπώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επωνυμία οργανισμού ή χώρου εργασίας, επαγγελματικό ρόλο και κατάσταση λογαριασμού,
• στοιχεία λογαριασμού και αυθεντικοποίησης, συμπεριλαμβανομένων κατακερματισμένων κωδικών πρόσβασης και πληροφοριών επαλήθευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
• στοιχεία συνδρομής, χρέωσης, τιμολόγησης και κατάστασης πληρωμών, όταν χρησιμοποιούνται προγράμματα επί πληρωμή,
• διεύθυνση IP, πληροφορίες προγράμματος περιήγησης και συσκευής, κατά προσέγγιση τοποθεσία που προκύπτει από τη διεύθυνση IP, χρονικές σημάνσεις και τεχνικά αρχεία ή αρχεία καταγραφής ασφάλειας,
• ψευδωνυμοποιημένα αναγνωριστικά χρήστη, χώρου εργασίας, συσκευής, συνεδρίας και καμπάνιας,
• δεδομένα χρήσης και αλληλεπίδρασης, όπως σελίδες ή οθόνες που προβλήθηκαν, διαδρομές πλοήγησης, κλικ, κύλιση, κίνηση δείκτη, χρήση λειτουργιών, σφάλματα, πληροφορίες επιδόσεων και διαγνωστικά συμβάντα,
• δεδομένα αναπαραγωγής συνεδρίας, τα οποία ανασυνθέτουν την αλληλεπίδραση με τη διεπαφή υπό τις δικλίδες απόκρυψης και εξαίρεσης που περιγράφονται παρακάτω,
• επικοινωνίες, σχόλια και αιτήματα υποστήριξης, και
• επιλογές cookies, συγκατάθεσης και απορρήτου.

Στοιχεία κάρτας πληρωμής μπορεί να υποβάλλονται σε επεξεργασία απευθείας από πάροχο πληρωμών και να μην αποθηκεύονται από το CourtSync.

Τα διαπιστευτήρια δικαστικών πυλών και τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σχετίζονται με υποθέσεις και τα οποία το CourtSync επεξεργάζεται για λογαριασμό πελάτη περιγράφονται στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων. Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα αυτά για τους ανεξάρτητους σκοπούς ανάλυσης ή διαφήμισης που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική.

Λαμβάνουμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα όταν:

• επισκέπτεστε τις δημόσιες σελίδες μας,
• δημιουργείτε, επαληθεύετε, ενεργοποιείτε ή χρησιμοποιείτε λογαριασμό,
• δημιουργείτε ή συμμετέχετε σε χώρο εργασίας,
• χρησιμοποιείτε λειτουργίες του CourtSync,
• επικοινωνείτε με την υποστήριξη ή μαζί μας με άλλο τρόπο,
• επιλέγετε πρόγραμμα ή πραγματοποιείτε πληρωμή, ή
• επιλέγετε ή αλλάζετε τις προτιμήσεις συγκατάθεσης για cookies.

Λαμβάνουμε επίσης τεχνικά δεδομένα και δεδομένα αλληλεπίδρασης αυτομάτως από το πρόγραμμα περιήγησης, τη συσκευή και την Υπηρεσία, καθώς και από προαιρετικά εργαλεία ανάλυσης ή μέτρησης διαφημίσεων αφού έχετε συγκατατεθεί, όπου απαιτείται συγκατάθεση.

Παροχή και διαχείριση του CourtSync

Επεξεργαζόμαστε δεδομένα λογαριασμού, χώρου εργασίας, συνδρομής, αυθεντικοποίησης και επικοινωνιών υπηρεσίας για να δημιουργούμε και να διαχειριζόμαστε λογαριασμούς, να παρέχουμε την Υπηρεσία, να επαληθεύουμε χρήστες, να διαχειριζόμαστε προγράμματα και να ανταποκρινόμαστε σε αιτήματα. Νομική βάση είναι η λήψη μέτρων κατόπιν αιτήματός σας και η εκτέλεση της σύμβασης με εσάς ή με τον οργανισμό-πελάτη.

Ασφάλεια, αξιοπιστία και πρόληψη κατάχρησης

Επεξεργαζόμαστε τεχνικά αρχεία καταγραφής, πληροφορίες συσκευής και δικτύου, δραστηριότητα λογαριασμού και πληροφορίες υποστήριξης για την προστασία λογαριασμών και υποδομών, την πρόληψη απάτης και κατάχρησης, τη διερεύνηση περιστατικών, την αντιμετώπιση προβλημάτων και τη διατήρηση της αξιοπιστίας του CourtSync. Νομική βάση είναι το έννομο συμφέρον μας να λειτουργούμε και να προστατεύουμε την Υπηρεσία, τους χρήστες και τρίτους.

Υποστήριξη και επικοινωνίες

Επεξεργαζόμαστε επικοινωνίες και συναφή στοιχεία λογαριασμού για να παρέχουμε υποστήριξη, να απαντούμε σε ερωτήματα, να αποστέλλουμε ειδοποιήσεις υπηρεσίας και ασφάλειας και να διαχειριζόμαστε τη σχέση μας με χρήστες και πελάτες. Νομική βάση είναι η εκτέλεση της σύμβασης και το έννομο συμφέρον μας για την παροχή υποστήριξης και τη διαχείριση της πελατειακής σχέσης.

Ανάλυση χρήσης, θερμικοί χάρτες και αναπαραγωγή συνεδρίας

Με τη συγκατάθεσή σας, επεξεργαζόμαστε δεδομένα αλληλεπίδρασης και αναπαραγωγής συνεδρίας για να κατανοούμε πώς επισκέπτες και χρήστες αλληλεπιδρούν με τις δημόσιες σελίδες, τη διαδικασία εγγραφής και την αυθεντικοποιημένη εφαρμογή, να εντοπίζουμε σφάλματα ή δυσνόητες ροές, να μετράμε τη χρήση λειτουργιών και να βελτιώνουμε τη χρηστικότητα και τον σχεδιασμό του προϊόντος.

Μέτρηση διαφημίσεων

Με τη συγκατάθεσή σας, επεξεργαζόμαστε πληροφορίες καμπάνιας και μετατροπής για να διαπιστώνουμε εάν μια διαφημιστική καμπάνια οδήγησε σε εγγραφή ή ενεργοποίηση λογαριασμού και να αξιολογούμε την απόδοσή της. Δεν χρησιμοποιούμε περιεχόμενο υποθέσεων ή διαπιστευτήρια δικαστικών πυλών για διαφήμιση ή επαναστόχευση.

Χρέωση και συμμόρφωση με τον νόμο

Όπου εφαρμόζεται, επεξεργαζόμαστε στοιχεία χρέωσης, τιμολόγησης και συναλλαγών για την είσπραξη πληρωμών, την τήρηση επιχειρηματικών αρχείων, τη συμμόρφωση με φορολογικές και λογιστικές υποχρεώσεις, τη θεμελίωση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων και την ανταπόκριση σε νόμιμα αιτήματα. Νομική βάση είναι η εκτέλεση της σύμβασης, η συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση και το έννομο συμφέρον μας για τη διαχείριση της επιχείρησης και νομικών αξιώσεων.

Η προαιρετική ανάλυση χρήσης μπορεί να περιλαμβάνει συγκεντρωτικές μετρήσεις, συμβάντα, διαδρομές μετατροπής, θερμικούς χάρτες και αναπαραγωγή συνεδρίας. Η αναπαραγωγή συνεδρίας είναι τεχνική ανασύνθεση του τρόπου αλληλεπίδρασης του χρήστη με τη διεπαφή· δεν αποτελεί καταγραφή κάμερας ούτε βίντεο της οθόνης του χρήστη.

Στις αυθεντικοποιημένες σελίδες του CourtSync διαμορφώνουμε τα εργαλεία αναπαραγωγής συνεδρίας και ανάλυσης με αυστηρή ή ισοδύναμη απόκρυψη και εξαίρεση περιεχομένου. Αποκαλύπτουμε μόνο στατικά στοιχεία διεπαφής χαμηλού κινδύνου, όταν αυτό είναι χρήσιμο για την κατανόηση της πλοήγησης. Πριν από τη διαβίβαση αποκρύπτουμε ή εξαιρούμε:

• ονόματα χρήστη, κωδικούς πρόσβασης, διακριτικά πρόσβασης και πεδία αυθεντικοποίησης δικαστικών πυλών,
• αριθμούς και αναγνωριστικά υποθέσεων, ονόματα πελατών ή διαδίκων και άλλες ταυτοποιητικές πληροφορίες υποθέσεων,
• δικαστικό κείμενο, διαδικαστικές πληροφορίες, αποφάσεις, δικασίμους και ιστορικό υποθέσεων,
• έγγραφα, μεταφορτωμένα αρχεία, εικόνες και το περιεχόμενό τους,
• πεδία ελεύθερου κειμένου, μηνύματα υποστήριξης και περιεχόμενο που εισάγει ο χρήστης,
• περιεχόμενο ειδοποιήσεων που περιλαμβάνει πληροφορίες υποθέσεων,
• διευθύνσεις URL, παραμέτρους ερωτήματος, προσαρμοσμένα συμβάντα, ετικέτες ή ιδιότητες που θα μπορούσαν να αποκαλύψουν πληροφορίες υπόθεσης ή πελάτη, και
• άλλα ευαίσθητα Δεδομένα Πελάτη που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό πελάτη.

Μπορούμε να χρησιμοποιούμε ψευδωνυμοποιημένους εσωτερικούς αναγνωριστικούς κωδικούς χρήστη, χώρου εργασίας ή συνεδρίας για τη συσχέτιση σχετικών συμβάντων προϊόντος. Δεν διαβιβάζουμε σκόπιμα ονόματα, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαπιστευτήρια πυλών ή περιεχόμενο υποθέσεων ως αναγνωριστικά ανάλυσης ή προσαρμοσμένες τιμές.

Η πρόσβαση στους πίνακες ανάλυσης και αναπαραγωγής περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που χρειάζονται τις πληροφορίες για εργασία προϊόντος, υποστήριξης, ασφάλειας ή χρηστικότητας. Δεν χρησιμοποιούμε διαπιστευτήρια πυλών ή περιεχόμενο υποθέσεων για διαφήμιση, ανεξάρτητη κατάρτιση προφίλ ή εκπαίδευση μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης γενικού σκοπού.

Χρησιμοποιούμε απαραίτητα cookies ή τοπική αποθήκευση για λειτουργίες που ζητά ο χρήστης, όπως συνεδρίες λογαριασμού, ασφάλεια, κατανομή φορτίου όπου εφαρμόζεται και αποθήκευση των προτιμήσεων cookies. Οι τεχνολογίες αυτές δεν απαιτούν συγκατάθεση όταν είναι απολύτως αναγκαίες για την παροχή της υπηρεσίας που ζητήθηκε.

Χρησιμοποιούμε τις ακόλουθες προαιρετικές κατηγορίες μόνο μετά από συγκατάθεση:

• Ανάλυση χρήσης και αναπαραγωγή συνεδρίας: για την κατανόηση της χρήσης των δημόσιων σελίδων, της εγγραφής και της αυθεντικοποιημένης Υπηρεσίας, τη διάγνωση προβλημάτων και τη βελτίωση του CourtSync, και
• Μέτρηση διαφημίσεων: για τη μέτρηση του κατά πόσον καμπάνιες οδηγούν σε εγγραφές ή ενεργοποιήσεις λογαριασμού και την αξιολόγηση της απόδοσής τους.

Μπορείτε να απορρίψετε τις προαιρετικές τεχνολογίες και να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε τις βασικές λειτουργίες της Υπηρεσίας. Μπορείτε να ανακαλέσετε ή να αλλάξετε την επιλογή σας οποτεδήποτε μέσω του συνδέσμου Ρυθμίσεις cookies. Η ανάκληση δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από αυτή.

Τρέχοντες προαιρετικοί πάροχοι

• Το Microsoft Clarity χρησιμοποιείται επί του παρόντος για ανάλυση χρήσης, θερμικούς χάρτες και αναπαραγωγή συνεδρίας. Η Microsoft μπορεί να επεξεργάζεται τις πληροφορίες που λαμβάνει σύμφωνα με τη δική της δήλωση απορρήτου.
• Το Google Ads χρησιμοποιείται επί του παρόντος για μέτρηση διαφημίσεων και μετατροπών. Η Google μπορεί να επεξεργάζεται τις πληροφορίες που λαμβάνει σύμφωνα με τη δική της πολιτική απορρήτου.

Μπορούμε να αντικαθιστούμε πάροχο όταν οι σκοποί, οι κατηγορίες δεδομένων και οι δικλίδες προστασίας παραμένουν ουσιωδώς οι ίδιοι. Θα επικαιροποιούμε την παρούσα Πολιτική και τις Ρυθμίσεις cookies ώστε να αναφέρουν τον τρέχοντα πάροχο. Όταν μια αλλαγή επηρεάζει ουσιωδώς τον σκοπό ή το πεδίο της συγκατάθεσης, θα ζητούμε νέα συγκατάθεση όπου απαιτείται.

Μπορούμε να γνωστοποιούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε κατηγορίες αποδεκτών που μας βοηθούν να λειτουργούμε το CourtSync, όπως:

• πάροχοι φιλοξενίας, βάσεων δεδομένων, αποθήκευσης, δικτύου, ασφάλειας και υποδομής,
• πάροχοι αυθεντικοποίησης, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επικοινωνιών και υποστήριξης πελατών,
• πάροχοι πληρωμών, τιμολόγησης και λογιστικής, όπου χρησιμοποιούνται προγράμματα επί πληρωμή,
• πάροχοι ανάλυσης χρήσης, αναπαραγωγής συνεδρίας και μέτρησης διαφημίσεων, όταν έχετε συγκατατεθεί,
• επαγγελματικοί σύμβουλοι, όπως νομικοί ή λογιστικοί σύμβουλοι, και
• δημόσιες αρχές ή άλλοι αποδέκτες όταν η γνωστοποίηση απαιτείται από τον νόμο ή είναι αναγκαία για την προστασία νομικών δικαιωμάτων.

Γνωστοποιούμε δεδομένα μόνο όταν είναι αναγκαίο για τον σχετικό σκοπό. Δεν πωλούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

Ορισμένοι πάροχοι ανάλυσης ή διαφήμισης μπορεί να ενεργούν ως αυτοτελείς υπεύθυνοι επεξεργασίας για δεδομένα που λαμβάνουν και να τα επεξεργάζονται σύμφωνα με τους δικούς τους όρους απορρήτου.

Κατά κύριο λόγο φιλοξενούμε και επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα της Υπηρεσίας εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Ορισμένοι πάροχοι ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα ή να επιτρέπουν πρόσβαση σε αυτά εκτός του ΕΟΧ.

Όταν πραγματοποιείται διαβίβαση για την οποία απαιτούνται ειδικές εγγυήσεις, βασιζόμαστε σε εφαρμοστέο μηχανισμό διαβίβασης, όπως απόφαση επάρκειας, εγκεκριμένες τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες ή άλλη έγκυρη εγγύηση. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εφαρμοζόμενες εγγυήσεις.

Διατηρούμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο για όσο διάστημα είναι αναγκαίο για τους σκοπούς της παρούσας Πολιτικής.

Δεδομένα λογαριασμού, χρέωσης, υποστήριξης και επιχειρηματικά αρχεία μπορεί να διατηρούνται κατά τη διάρκεια της σχέσης και στη συνέχεια για όσο απαιτείται, και κατά κανόνα όχι περισσότερο από επτά έτη, εκτός εάν μεγαλύτερη περίοδος απαιτείται από τον νόμο ή είναι αναγκαία για νομικές αξιώσεις.

Τα προαιρετικά δεδομένα ανάλυσης χρήσης και αναπαραγωγής συνεδρίας διατηρούνται για συντομότερες περιόδους σύμφωνα με τις ρυθμίσεις μας και τους ισχύοντες κανόνες διατήρησης του εκάστοτε παρόχου. Οι επιλογές συγκατάθεσης για cookies μπορεί να αποθηκεύονται έως έξι μήνες πριν ζητηθούν εκ νέου.

Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό πελάτη διατηρούνται και διαγράφονται όπως ορίζεται στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων.

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που αποσκοπούν στην προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, απώλεια, αλλοίωση ή γνωστοποίηση. Η πρόσβαση περιορίζεται σε πρόσωπα και παρόχους υπηρεσιών που τη χρειάζονται για τους αντίστοιχους σκοπούς.

Για τα Δεδομένα Πελάτη, τα μέτρα περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, ελέγχους πρόσβασης, κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά, κρυπτογράφηση αποθηκευμένων διαπιστευτηρίων δικαστικών πυλών, χωριστή διαχείριση κλειδιών και μυστικών, λογικό διαχωρισμό, περιορισμένη πρόσβαση στο περιβάλλον παραγωγής, καταγραφή συμβάντων ασφάλειας και απόκρυψη ή εξαίρεση ευαίσθητου περιεχομένου από προαιρετικά εργαλεία ανάλυσης.

Δημόσια τεχνική σύνοψη επιλεγμένων υφιστάμενων δικλίδων είναι διαθέσιμη στη σελίδα Αρχιτεκτονική Ασφάλειας και Διασύνδεση με Δικαστικές Πύλες. Η σελίδα έχει ενημερωτικό χαρακτήρα· οι Όροι Χρήσης και η Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων καθορίζουν τις συμβατικές υποχρεώσεις.

Καμία μέθοδος αποθήκευσης, διαβίβασης ή ασφάλειας δεν είναι απολύτως απαλλαγμένη από κίνδυνο. Επικοινωνήστε άμεσα μαζί μας εάν θεωρείτε ότι λογαριασμός ή δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορεί να έχουν παραβιαστεί.

Με την επιφύλαξη του εφαρμοστέου δικαίου, μπορείτε να ζητήσετε:

• πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τηρούμε για εσάς,
• διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων,
• διαγραφή δεδομένων,
• περιορισμό της επεξεργασίας,
• παροχή ορισμένων δεδομένων σε φορητή μορφή, ή
• παύση επεξεργασίας που βασίζεται σε έννομο συμφέρον ή πραγματοποιείται για απευθείας εμπορική προώθηση.

Όταν η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση, μπορείτε να την ανακαλέσετε οποτεδήποτε μέσω των Ρυθμίσεων cookies ή επικοινωνώντας μαζί μας.

Αποστείλετε τα αιτήματά σας στο support@courtsync.gr. Απαντούμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και κατά κανόνα εντός ενός μήνα. Όταν επιτρέπεται λόγω της πολυπλοκότητας ή του αριθμού των αιτημάτων, μπορούμε να παρατείνουμε την προθεσμία έως δύο επιπλέον μήνες και θα σας ενημερώσουμε εντός του πρώτου μήνα.

Μπορεί να ζητήσουμε τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την εξακρίβωση της ταυτότητάς σας πριν ικανοποιήσουμε αίτημα.

Όταν η Hartwell επεξεργάζεται δεδομένα αποκλειστικά για λογαριασμό πελάτη, το αίτημα πρέπει κατά κανόνα να απευθύνεται στον πελάτη αυτόν. Θα συνδράμουμε τον πελάτη όπως απαιτείται από τη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων.

Σας προτρέπουμε να επικοινωνήσετε πρώτα μαζί μας, ώστε να προσπαθήσουμε να επιλύσουμε το ζήτημα. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στην Ολλανδική Αρχή Προστασίας Δεδομένων (Autoriteit Persoonsgegevens) ή στην αρμόδια εποπτική αρχή του κράτους όπου διαμένετε, εργάζεστε ή θεωρείτε ότι συνέβη παράβαση.

Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική για αποφάσεις που βασίζονται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία και παράγουν έννομα ή εξίσου σημαντικά αποτελέσματα για εσάς.

Μπορούμε να επικαιροποιούμε την παρούσα Πολιτική όταν μεταβάλλονται οι πρακτικές, οι πάροχοι, οι υπηρεσίες ή οι νομικές υποχρεώσεις μας. Η ημερομηνία στην αρχή υποδεικνύει την τελευταία ενημέρωση. Όπου ενδείκνυται, θα παρέχουμε πρόσθετη ενημέρωση για ουσιώδεις μεταβολές ή θα ζητούμε νέα συγκατάθεση.

Ερωτήματα σχετικά με την παρούσα Πολιτική ή την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να αποστέλλονται στο support@courtsync.gr.