Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

Για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιγράφονται στην παρούσα ΣΕΔ, ο Πελάτης ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας και η Hartwell ως εκτελών την επεξεργασία. Εάν ο Πελάτης ενεργεί νομίμως ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό άλλου υπευθύνου επεξεργασίας, η Hartwell ενεργεί ως υποεκτελών την επεξεργασία και οι ίδιες υποχρεώσεις εφαρμόζονται κατάλληλα.

Η ΣΕΔ εφαρμόζεται μόνο στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που η Hartwell επεξεργάζεται μέσω του CourtSync βάσει τεκμηριωμένων εντολών του Πελάτη («Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη»). Δεδομένα που η Hartwell επεξεργάζεται για δικούς της σκοπούς, όπως διαχείριση λογαριασμών, ασφάλεια, χρέωση, υποστήριξη, προαιρετική ανάλυση χρήσης και αναπαραγωγή συνεδρίας και μέτρηση διαφημίσεων, διέπονται από την Πολιτική Απορρήτου.

Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ της ΣΕΔ και των Όρων για θέμα που αφορά την επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη, υπερισχύει η παρούσα ΣΕΔ.

Οι τεκμηριωμένες εντολές του Πελάτη περιλαμβάνουν τους Όρους, την παρούσα ΣΕΔ, τις ρυθμίσεις του CourtSync, τις υποθέσεις και τα αναγνωριστικά που επιλέγει ο Πελάτης, τις ενέργειες που υποβάλλει μέσω της Υπηρεσίας, τις ενεργοποιημένες λειτουργίες και γραπτές οδηγίες που παρέχονται στο πλαίσιο υποστήριξης.

Για την τρέχουσα λειτουργία παρακολούθησης δικαστικής πύλης, η επεξεργασία πραγματοποιείται ως εξής:

• ο Πελάτης παρέχει διαπιστευτήρια για υποστηριζόμενη δικαστική πύλη και επιλέγει ή προσδιορίζει τις υποθέσεις που επιθυμεί να παρακολουθεί,
• το CourtSync κρυπτογραφεί τα διαπιστευτήρια πριν από την αποθήκευση και τα χρησιμοποιεί μόνο για αυθεντικοποίηση στην υποστηριζόμενη πύλη για λογαριασμό του Πελάτη,
• σύμφωνα με τη συχνότητα παρακολούθησης του προγράμματος του Πελάτη ή κατόπιν αιτήματος άμεσου ελέγχου, το CourtSync συνδέεται στην πύλη, ανακτά τις πληροφορίες που απαιτούνται για τις επιλεγμένες υποθέσεις και καταγράφει τα σχετικά αποτελέσματα,
• το CourtSync συγκρίνει τα τρέχοντα με προγενέστερα αποτελέσματα, ανιχνεύει μεταβολές, εμφανίζει τις διαθέσιμες πληροφορίες και το ιστορικό σε εξουσιοδοτημένους χρήστες και αποστέλλει ειδοποιήσεις υπηρεσίας όπου έχουν ενεργοποιηθεί, και
• η Hartwell δεν χρησιμοποιεί τα διαπιστευτήρια για πρόσβαση σε άσχετες υποθέσεις, για ανεξάρτητη ενέργεια ή για σκοπό άσχετο με την παροχή της ενεργοποιημένης λειτουργίας.

Εάν μελλοντική λειτουργία του CourtSync υποστηρίζει διαβίβαση, υποβολή ή ηλεκτρονική κατάθεση μέσω συνδεδεμένου συστήματος, η ενέργεια θα πραγματοποιείται μόνο όταν ο Πελάτης την ενεργοποιήσει ή τη ζητήσει ρητά. Η παρακολούθηση υπόθεσης δεν εξουσιοδοτεί από μόνη της το CourtSync να πραγματοποιήσει κατάθεση ή άλλη διαδικαστική υποβολή.

Η Hartwell επεξεργάζεται τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη μόνο βάσει τεκμηριωμένων εντολών, εκτός εάν η επεξεργασία απαιτείται από το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους. Όπου επιτρέπεται, η Hartwell ενημερώνει τον Πελάτη πριν από τέτοια υποχρεωτική επεξεργασία. Η Hartwell ενημερώνει επίσης τον Πελάτη εάν θεωρεί ευλόγως ότι εντολή παραβιάζει την εφαρμοστέα νομοθεσία προστασίας δεδομένων.

Η Hartwell επεξεργάζεται Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη μόνο για:

• την παροχή των λειτουργιών CourtSync που έχει επιλέξει ο Πελάτης,
• την αυθεντικοποίηση σε υποστηριζόμενες δικαστικές πύλες για λογαριασμό του,
• την ανάκτηση, καταγραφή, οργάνωση, σύγκριση, παρακολούθηση, εμφάνιση, διαβίβαση, υποβολή όπου έχει δοθεί εντολή, επιστροφή ή διαγραφή πληροφοριών υπόθεσης στον βαθμό που απαιτεί η ενεργοποιημένη λειτουργία,
• την ανίχνευση μεταβολών και την αποστολή ειδοποιήσεων,
• την ασφάλεια, συντήρηση, αντιμετώπιση προβλημάτων και υποστήριξη της Υπηρεσίας,
• τη συμμόρφωση με νόμιμες εντολές του Πελάτη, και
• τη συμμόρφωση με το εφαρμοστέο δίκαιο.

Η Hartwell δεν πωλεί Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη και δεν τα χρησιμοποιεί για διαφήμιση, ανεξάρτητη κατάρτιση προφίλ, άσχετη ανάλυση ή εκπαίδευση μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης γενικού σκοπού. Μπορεί να χρησιμοποιεί τεχνική τηλεμετρία που δεν αποκαλύπτει διαπιστευτήρια πύλης, περιεχόμενο υποθέσεων, αρχεία ή άλλα ευαίσθητα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη, καθώς και δεδομένα που έχουν καταστεί μη αναστρέψιμα ανώνυμα ή συγκεντρωτικά, για την ασφάλεια και βελτίωση του CourtSync.

Με τη συγκατάθεση του χρήστη, η Hartwell μπορεί χωριστά να επεξεργάζεται δεδομένα χρήσης προϊόντος, θερμικών χαρτών και αναπαραγωγής συνεδρίας ως υπεύθυνος επεξεργασίας σύμφωνα με την Πολιτική Απορρήτου. Οι τεχνολογίες αυτές διαμορφώνονται ώστε να αποκρύπτουν ή να εξαιρούν Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη πριν από τη διαβίβαση. Εάν πάροχος ανάλυσης, υποστήριξης, επικοινωνιών ή άλλης υπηρεσίας επιτραπεί να λαμβάνει Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη για την παροχή της Υπηρεσίας για λογαριασμό του, θεωρείται υποεκτελών την επεξεργασία σύμφωνα με την Ενότητα 8.

Ο Πελάτης είναι υπεύθυνος για:

• τον καθορισμό των σκοπών και των ουσιωδών μέσων της επεξεργασίας και τη νομιμότητα των εντολών του,
• την ύπαρξη κατάλληλης νομικής βάσης και την παροχή των απαιτούμενων ενημερώσεων στα υποκείμενα των δεδομένων,
• τη διασφάλιση ότι η επεξεργασία δεδομένων που αφορούν ποινικές καταδίκες, αδικήματα, καταγγελλόμενες πράξεις, έρευνες ή ποινικές διαδικασίες επιτρέπεται από το εφαρμοστέο δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους και συνοδεύεται από κατάλληλες εγγυήσεις,
• την εξουσία και άδεια να παρέχει στο CourtSync διαπιστευτήρια πύλης, αναγνωριστικά υποθέσεων, εντολές και Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη,
• την επιλογή μόνο υποθέσεων και πληροφοριών στις οποίες δικαιούται να έχει πρόσβαση,
• τη διατήρηση έγκυρων και ασφαλών δικαιωμάτων πρόσβασης και διαπιστευτηρίων,
• την ανταπόκριση σε αιτήματα υποκειμένων και την εκπλήρωση των δικών του νομικών και επαγγελματικών υποχρεώσεων, και
• την αποφυγή εντολών προς τη Hartwell για παράνομη επεξεργασία.

Ο Πελάτης παραμένει υπεύθυνος για την ακρίβεια, νομιμότητα, συνάφεια και ελαχιστοποίηση των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη που υποβάλλονται στην Υπηρεσία.

Η Hartwell:

• διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας,
• εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα όπως περιγράφονται στο Παράρτημα 2,
• επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο βάσει τεκμηριωμένων εντολών,
• θέτει στη διάθεση του Πελάτη τις πληροφορίες που είναι ευλόγως αναγκαίες για την απόδειξη συμμόρφωσης με την παρούσα ΣΕΔ,
• συνδράμει τον Πελάτη, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις διαθέσιμες πληροφορίες, σε αιτήματα υποκειμένων και στις υποχρεώσεις του κατά τα άρθρα 32 έως 36 ΓΚΠΔ,
• τηρεί τα αρχεία δραστηριοτήτων επεξεργασίας που απαιτούνται από την εφαρμοστέα νομοθεσία,
• ενημερώνει τον Πελάτη όταν λαμβάνει δεσμευτικό αίτημα γνωστοποίησης, εκτός εάν αυτό απαγορεύεται από τον νόμο,
• διαβιβάζει στον Πελάτη αίτημα υποκειμένου που αφορά Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη και δεν απαντά επί της ουσίας χωρίς εξουσιοδότηση ή νομική υποχρέωση, και
• περιορίζει την επεξεργασία σε εξουσιοδοτημένα συστήματα, πρόσωπα και υποεκτελούντες.

Η Hartwell διατηρεί τεχνικά και οργανωτικά μέτρα κατάλληλα για τον κίνδυνο της επεξεργασίας, λαμβάνοντας υπόψη την κατάσταση της τεχνικής, το κόστος εφαρμογής και τη φύση, το πεδίο, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας. Οι τρέχουσες κατηγορίες μέτρων περιγράφονται στο Παράρτημα 2.

Η Hartwell μπορεί να επικαιροποιεί τα μέτρα για να αντανακλούν τεχνικές εξελίξεις, λειτουργικές μεταβολές και τον κίνδυνο, εφόσον το συνολικό επίπεδο προστασίας δεν μειώνεται ουσιωδώς.

Ο Πελάτης αναγνωρίζει ότι κανένα σύστημα δεν μπορεί να εγγυηθεί απόλυτη ασφάλεια. Τυχόν ειδική απαίτηση ασφάλειας, στόχος ανάκτησης ή συμφωνία επιπέδου υπηρεσιών πρέπει να συμφωνείται χωριστά και γραπτώς.

Η Hartwell ενημερώνει τον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφού λάβει γνώση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που επηρεάζει Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη.

Η ενημέρωση περιλαμβάνει τις πληροφορίες που είναι ευλόγως διαθέσιμες σχετικά με τη φύση της παραβίασης, τα επηρεαζόμενα δεδομένα και υποκείμενα, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που λήφθηκαν ή προτείνονται. Όταν δεν είναι εξαρχής διαθέσιμες όλες οι πληροφορίες, μπορούν να παρέχονται σταδιακά.

Η Hartwell λαμβάνει εύλογα μέτρα για τον περιορισμό, τη διερεύνηση και την αντιμετώπιση της παραβίασης και συνδράμει ευλόγως τον Πελάτη στις γνωστοποιήσεις που απαιτεί ο νόμος. Ο Πελάτης παραμένει υπεύθυνος να κρίνει εάν απαιτείται γνωστοποίηση σε εποπτική αρχή ή ενημέρωση των υποκειμένων.

Ο Πελάτης παρέχει στη Hartwell γενική γραπτή εξουσιοδότηση να χρησιμοποιεί υποεκτελούντες για την επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη με σκοπό την παροχή του CourtSync. Οι κατηγορίες των τρεχόντων βασικών υποεκτελούντων και οι γενικές τοποθεσίες επεξεργασίας αναφέρονται στο Παράρτημα 3· ο ονομαστικός κατάλογος διατίθεται στον Πελάτη κατόπιν αιτήματος.

Η Hartwell:

• επιβάλλει σε κάθε υποεκτελούντα υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων τουλάχιστον ισοδύναμες με τις σχετικές υποχρεώσεις της παρούσας ΣΕΔ,
• παραμένει υπεύθυνη για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων του υποεκτελούντος στον βαθμό που απαιτεί το εφαρμοστέο δίκαιο, και
• παρέχει, όπου είναι πρακτικά εφικτό, εύλογη προηγούμενη ενημέρωση για ουσιώδη προσθήκη ή αντικατάσταση υποεκτελούντος.

Ο Πελάτης μπορεί να αντιταχθεί σε νέο υποεκτελούντα για εύλογους και τεκμηριωμένους λόγους προστασίας δεδομένων. Τα μέρη θα επιχειρούν καλόπιστα να επιλύσουν την αντίρρηση. Εάν δεν υπάρχει εύλογη λύση, η Hartwell μπορεί να διακόψει την επηρεαζόμενη λειτουργία ή ο Πελάτης να λύσει την επηρεαζόμενη Υπηρεσία χωρίς ποινή.

Η Hartwell επεξεργάζεται κατά κύριο λόγο Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Δεν διαβιβάζει τέτοια δεδομένα εκτός ΕΟΧ, εκτός εάν η διαβίβαση πραγματοποιείται σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία, μεταξύ άλλων βάσει απόφασης επάρκειας, εγκεκριμένων συμβατικών εγγυήσεων ή άλλου έγκυρου μηχανισμού.

Όταν απαιτούνται ειδικές τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες για διεθνή διαβίβαση, εφαρμόζονται επιπλέον της παρούσας ΣΕΔ. Η παρούσα είναι σύμβαση εκτελούντος την επεξεργασία κατά το άρθρο 28 ΓΚΠΔ και δεν αποτελεί από μόνη της σύνολο ρητρών διαβίβασης προς τρίτη χώρα.

Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας, η Hartwell συνδράμει τον Πελάτη με κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, στον βαθμό που είναι δυνατό, για την εκπλήρωση αιτημάτων πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας ή εναντίωσης.

Η Hartwell συνδράμει επίσης ευλόγως τον Πελάτη σε εκτιμήσεις κινδύνου, εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων, προηγούμενη διαβούλευση με εποπτικές αρχές και τεκμηρίωση μέτρων ασφάλειας, λαμβάνοντας υπόψη τις πληροφορίες που διαθέτει και τη φύση της Υπηρεσίας.

Εάν αίτημα απαιτεί δυσανάλογη ή ειδική εργασία πέρα από την κανονική λειτουργία του CourtSync, τα μέρη μπορούν να συμφωνήσουν εύλογη αμοιβή πριν από την έναρξη της εργασίας, εκτός εάν η συνδρομή απαιτείται λόγω παράβασης της Hartwell.

Κατά τη διάρκεια της σχέσης, ο Πελάτης μπορεί να διαγράφει υποθέσεις ή να αποσυνδέει δικαστικές πύλες μέσω των διαθέσιμων λειτουργιών. Η αποσύνδεση αφαιρεί το ενεργό διαπιστευτήριο από το λειτουργικό αποθετήριο δεδομένων.

Μετά τη λύση της Υπηρεσίας ή τη λήξη της περιόδου ανάκτησης ή εξαγωγής που προβλέπουν οι Όροι, η Hartwell, κατ' επιλογή του Πελάτη όπου είναι διαθέσιμη και νόμιμη, επιστρέφει ή διαγράφει τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη από τα ενεργά συστήματα, εκτός εάν ο νόμος απαιτεί διατήρηση.

Περιορισμένα υπολειμματικά αντίγραφα μπορεί να παραμένουν προσωρινά σε μηχανισμούς ανάκτησης ή αντιγράφων ασφαλείας έως τη λήξη του κανονικού κύκλου τους. Κατά το διάστημα αυτό παραμένουν προστατευμένα, δεν επανεισάγονται στην ενεργή Υπηρεσία παρά μόνο για νόμιμη ανάκτηση και δεν χρησιμοποιούνται για άλλον σκοπό.

Η Hartwell μπορεί να διατηρεί περιορισμένα αρχεία ασφάλειας, ελέγχου, χρέωσης ή νομικής συμμόρφωσης όταν έχει ανεξάρτητη νομική βάση ή υποχρέωση, οπότε ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τα αρχεία αυτά.

Η Hartwell θέτει στη διάθεση του Πελάτη τις πληροφορίες που είναι ευλόγως αναγκαίες για την απόδειξη συμμόρφωσης με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ και την παρούσα ΣΕΔ. Κατά κανόνα, η συμμόρφωση αποδεικνύεται πρώτα μέσω της παρούσας ΣΕΔ, της δημόσιας σελίδας Αρχιτεκτονικής Ασφάλειας και Διασύνδεσης με Δικαστικές Πύλες, απαντήσεων σε εύλογα ερωτηματολόγια και διαθέσιμης τεκμηρίωσης.

Εάν οι πληροφορίες αυτές δεν επαρκούν και ο Πελάτης έχει εύλογη βάση να ζητήσει πρόσθετο έλεγχο, μπορεί να διενεργεί έλεγχο όχι συχνότερα από μία φορά ανά δωδεκάμηνη περίοδο, εκτός εάν έχει συμβεί ουσιώδες περιστατικό ή αρμόδια αρχή απαιτεί συχνότερο έλεγχο. Ο έλεγχος πρέπει να πραγματοποιείται με εύλογη προηγούμενη ειδοποίηση, εντός κανονικού ωραρίου, χωρίς να θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια ή τα δικαιώματα άλλων πελατών και υπό υποχρέωση εμπιστευτικότητας.

Ο Πελάτης επιβαρύνεται με τα εύλογα έξοδα ελέγχου, εκτός εάν ο έλεγχος διαπιστώσει ουσιώδη παράβαση της παρούσας ΣΕΔ από τη Hartwell.

Η παρούσα ΣΕΔ ισχύει για όσο διάστημα η Hartwell επεξεργάζεται Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη. Οι υποχρεώσεις που από τη φύση τους πρέπει να συνεχίζονται μετά τη λύση, ιδίως εμπιστευτικότητα, διαγραφή και συνεργασία για περιστατικά, παραμένουν σε ισχύ.

Η ευθύνη των μερών από την παρούσα ΣΕΔ υπόκειται στις διατάξεις ευθύνης των Όρων, χωρίς να περιορίζονται δικαιώματα υποκειμένων ή ευθύνη που δεν μπορεί νόμιμα να περιοριστεί.

Η Hartwell μπορεί να επικαιροποιεί την παρούσα ΣΕΔ για να αντανακλά μεταβολές του δικαίου, της Υπηρεσίας, της ασφάλειας ή των υποεκτελούντων. Για ουσιώδεις μεταβολές θα παρέχεται εύλογη προηγούμενη ενημέρωση. Μεταβολή που μειώνει ουσιωδώς το επίπεδο προστασίας δεν εφαρμόζεται αναδρομικά χωρίς έγκυρη νομική βάση.

Ερωτήματα ή γνωστοποιήσεις σχετικά με την παρούσα ΣΕΔ μπορούν να αποστέλλονται στο support@courtsync.gr.